Se você já passou por grandes fazendas de grãos, provavelmente já viu enormes estruturas de armazenagem que protegem os produtos agrícolas ainda não ensacados, garantindo sua qualidade: são os chamados silos. Embora este artigo não seja para falar sobre o agronegócio, a analogia com as estruturas corporativas é mais que válida. Assim, se na agricultura os silos guardam e separam grãos, ativos da fazenda, a presença de uma estrutura de silos nas organizações acaba segregando também seus grandes ativos, as pessoas.
Um estudo feito pela Queens University of Charlotte aponta que enquanto 75% dos empregadores classificam o trabalho em equipe e a colaboração como aspectos muito importantes para o desenvolvimento de seus negócios, 39% dos funcionários acreditam que não há colaboração o suficiente. Diante desses dados, surgem questionamentos.
Como se constroem as paredes que bloqueiam a colaboração inteligente entre equipes ou, ainda, entre profissionais? E, a resposta que vale ouro, como derrubá-las? O Coletivo LSD reuniu um apanhado de possíveis respostas para essas e outras perguntas.
SILOS ORGANIZACIONAIS: ONDE VIVEM E DO QUE SE ALIMENTAM?
Em grandes corporações, empresas de porte médio e, claro, em muitos escritórios de advocacia, é possível se deparar com os silos organizacionais, um mal que pode surgir de forma silenciosa ou declarada e que acaba minando a produtividade dos negócios como um todo.
Os silos podem surgir de forma natural ou estimulada e, de forma mais comum, entre departamentos. É na liderança de cada área que essa estrutura encontra o apoio necessário para se estabelecer, se alimentando de um cenário onde a alta competitividade torna-se rivalidade – o que vai impactar diretamente nos resultados do seu negócio.
Heidi K. Gardner, ex-consultora da McKinsey e professora da Harvard Business School e Harvard Law School, passou mais de uma década conduzindo pesquisas com clientes e suas percepções sobre as empresas prestadoras de serviços. Os resultados de seus estudos não deixaram dúvidas de que a colaboração compensa, tanto para profissionais quanto para suas empresas. Também autora do livro “Smart Collaboration”, Gardner é defensora da colaboração como ferramenta para engajar a equipe, atrair e reter jovens talentos, quebrar silos, diminuir riscos, melhorar a entrega de resultados e aumentar a satisfação dos clientes.
Em entrevista para relatório anual do Mattos Filho, em 2017, a professora ressalta a importância dos sócios de escritórios de advocacia entenderem os trade-offs e a importância do trabalho colaborativo para que se estabeleça uma relação de ganha-ganha entre a organização e seus clientes, que passam a perceber um atendimento cada vez melhor.
“Com base na minha observação sobre a formação jurídica em muitos países, o mercado, em geral, não apenas prepara as pessoas para agirem de forma individual, mas também as recompensam por suas notas e conquistas particulares. Para minimizar esse comportamento, é importante que os advogados sejam rapidamente incorporados ao ambiente de trabalho em equipe” – Heidi K. Gardner, em entrevista
Se entre departamentos/áreas não houver uma comunicação fluída e os funcionários de diferentes setores não conseguirem interagir entre si e realizar trabalhos de forma colaborativa, cuidado. Esse é um sinal de que um bom desempenho setorial está acima de um bom desempenho da organização como um todo. É por essa inversão de prioridade que os silos estão na contramão do desenvolvimento organizacional.
Tipos de silos
“Os silos – e as guerras por território que eles permitem – devastam as organizações. Eles desperdiçam recursos, reduzem a produtividade e comprometem a consecução de objetivos.” Patrick Lencioni, autor do livro Silos, Politics and Turf Wars
Disputas entre áreas de atuação costumam ser o formato de silo que mais salta aos olhos. No entanto, existem outros fatores que podem ser determinantes para a segregação de equipes e colaboradores. Para auxiliar na identificação dessa estrutura de risco para a sua organização, um artigo no site australiano Leader’s League Blog classificou os silos em dois tipos:
- Silos verticais: quando o aspecto de maior estímulo à separação é a simples – porém perigosa – falta de compartilhamento e de comunicação entre áreas. Cada grupo faz suas próprias tarefas sem interação com outros setores ou conhecimento amplo sobre as diversas funções na organização. Muitas vezes as barreiras para essa integração podem ser físicas, como localidades distintas ou até andares diferentes no mesmo prédio.
- Silos horizontais: quando as pessoas são definidas com base em departamentos, funções, cargos ou tempo de casa e, como consequência, surgem a sensação de não-pertencimento e muita rivalidade, resultando em pouca ou nenhuma troca entre os grupos. Incentivar e reforçar essas barreiras é tão eficiente para as organizações como foi para o Dr. Victor Frankenstein a sua mais famosa experiência.
NÃO CRIE ESSE MONSTRO, SAIBA COMO EVITÁ-LO
O Coletivo LSD acredita na derrocada dos silos tanto nas grandes corporações e seus departamentos jurídicos, e muitas já mudaram essa realidade, como nos escritórios de advocacia, onde esse tipo de estrutura se estabeleceu travestida de estímulo competitivo e termina por minar a produtividade como um todo. O primeiro passo para resolver a questão dessas perigosas estruturas no seu negócio é saber que elas existem ー e são um problema.
Dito isso, trazemos a seguir cinco maneiras de derrubar as barreiras dos silos, publicadas originalmente em artigo da Forbes:
1. Crie uma visão unificada
Todos os funcionários da empresa precisam remar na mesma direção, mas as equipes executivas devem estar envolvidas e no comando do barco. É imprescindível que a equipe de liderança concorde com uma visão comum e unificada da organização. Deve haver um alto nível de aceitação por parte dos executivos e um entendimento central das metas de longo prazo da empresa, como os objetivos de cada departamento contribuem para ela e quais serão as principais iniciativas das lideranças, antes dos direcionamentos serem transmitidos passar para os demais integrantes das equipes. Se o comando dos setores estiver alinhado, os demais níveis de gerência serão incentivados a interromper a cultura mental da individualidade. O foco muda de “meu departamento” para “nossa organização”.
2. Trabalhe para alcançar um objetivo comum
Depois que a equipe de liderança concordar com a visão unificada abrangente da organização, é importante que ela determine problemas de raiz subjacentes que podem estar causando o efeito cascata dos silos. Muitas vezes, existem várias metas e objetivos táticos identificados, mas cabe à equipe de liderança definir o foco único e qualitativo que é compartilhado entre eles como a principal prioridade. Uma vez identificado o “elefante na sala”, é importante que todos os executivos e todos os membros da gerência trabalhem juntos para alcançar esse objetivo comum. Também é importante que todos os funcionários estejam cientes desse objetivo e entendam como podem causar um impacto individualmente.
No livro “Systems Thinking Basics: From Concepts to Causal Loops”, de Virginia Anderson e Lauren Johnson, o pensamento sistêmico é definido como uma visão holística e geral do todo que reconhece as interconexões entre partes de um sistema e as sintetiza em uma visão unificada. Esse pensamento, juntamente com um foco alinhado, deve ser aplicado entre setores para incentivar a colaboração, o trabalho em equipe e, finalmente, a realização do objetivo comum.
3. Motive e Incentive
Os executivos e equipes de gerenciamento que são capazes de estabelecer com sucesso um objetivo comum e unificado e entender como as várias partes de um todo se entrelaçam estão de parabéns. Metade da batalha está ganha! As etapas finais na eliminação de silos abrangem a execução e implementação. A motivação pode variar entre equipes e, o mais importante, entre indivíduos. O que realmente define um gerente de sucesso é aquele que é capaz de identificar o que mais motiva cada um de seus funcionários e como comunicar isso efetivamente a uma ampla gama de públicos. Uma vez identificado o objetivo comum, cada membro da equipe de gerenciamento deve incentivar seus funcionários, observando individualidades.
Os incentivos ajudarão a motivar os funcionários, mas somente eles não bastam. É preciso lembrar que a motivação abrange uma ampla variedade de táticas, incluindo interesses comuns, investimento individual em crescimento, voz compartilhada e palavras positivas de encorajamento. Todas as abordagens devem visar a eliminação da atitude “não é meu trabalho” e incentivar o trabalho em equipe e, o mais importante, a produtividade.
4. Coloque para rodar e mensure
Assim como qualquer meta estabelecida, é importante que, uma vez definida, ela também seja medida com precisão. A equipe de liderança deve estabelecer um prazo para concluir o objetivo comum, parâmetros de sucesso e delegar tarefas e objetivos específicos a outros membros da equipe de gerenciamento. Reuniões agendadas regularmente com a intenção de responsabilizar cada funcionário em relação à tarefa designada devem ser realizadas. Não devemos esquecer que as equipes prosperam com rotina e reforço constante, e não por inércia. O trabalho em equipe e a cooperação constante devem estar presentes para que as três etapas anteriores funcionem.
5. Colaborar e criar
A famosa citação de Francis Bacon “conhecimento é poder” tem um papel muito importante nas organizações modernas. Existem alguns fatores-chave na criação de uma equipe próspera e produtiva: conhecimento, colaboração, criatividade e confiança. Sem esses quatro fatores básicos, qualquer time está fadado ao fracasso.
Para incentivar suas equipes a exibirem todas essas quatro características, é recomendável que o gerenciamento permita e promova a interação entre as áreas. A troca de conhecimentos e a colaboração que inevitavelmente ocorrerão são inestimáveis. Para maximizar esses fatores, é importante reduzir reuniões longas, frequentes e desnecessárias, criar salas de reunião pequenas e acessíveis, implementar um sistema de treinamento/educação interdepartamental e incentivar comentários construtivos de departamentos externos.
Não há nada mais poderoso, em qualquer organização, do que ter todos os funcionários remando ferozmente na mesma direção.
No processo de quebra de silos, contar com metodologias colaborativas é um ponto de apoio importante para unir pessoas em torno do verdadeiro objetivo de todo negócio: crescer como organização. Nós podemos te ajudar a derrubar essas barreiras, buscando entender como é a cultura do escritório hoje, seus princípios e valores, as atitudes dos colaboradores, estrutura, métodos de gestão e de engajamento e, a partir disso, gerar ideias para os desafios identificados e co-criar soluções. Envie uma mensagem para nós!
